I quattro provvedimenti emanati quest’anno hanno completato il quadro delle norme indispensabili per effettuare la fatturazione in forma elettronica e realizzare l’archiviazione ottica sostitutiva delle scritture contabili. In gennaio sono stati emanati sia le nuove regole tecniche sulla firma elettronica, che l’attesissimo decreto del ministero dell’Economia e delle finanze (23-01-04), attuativo della legge 489/94, circa le modalità di archiviazione delle scritture, nonché di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. In febbraio è stata la volta della nuova delibera Cnipa sulla conservazione ottica dei documenti (11/04) e del Dlgs 52/04 che ha recepito la Direttiva sulla fattura elettronica.

Si tratta del raggiungimento di un primo traguardo dopo anni di attesa, che disegna una disciplina tuttavia ancora ben lontana dal poter essere definita completa. È quanto è emerso da un convegno organizzato da @dincom (Associazione diritto, informazione e comunicazione multimediale), in collaborazione con Assolombarda.

Indubbiamente tutto sarebbe più semplice se il ministero dell’Economia si fosse coordinato con il dipartimento per l’Innovazione e le tecnologie e con il Cnipa. È stato invece emanato, dopo 10 anni di attesa, un decreto che rimanda alla vecchia delibera Aipa (42/01), creando uno sfasamento di definizioni nonché una lacuna macroscopica sulla questione delle modalità di conservazione dei documenti originali non unici. Su quest’ultimo punto, esponenti dello stesso ministero hanno pubblicamente dichiarato, in altre sedi, che si è trattato semplicemente di una svista e che il problema sarà risolto con l’emanazione di una circolare esplicativa.

In ogni caso il sistema, nella sua struttura complessiva, risulta ormai configurato e suscettibile di una cauta applicazione, tenendo conto che ulteriori aggiustamenti normativi, potrebbero arrivare con l’emanazione della cosiddetta legge di «semplificazione 2001».

Firma elettronica. Le nuove regole tecniche disciplinano soltanto la firma digitale, cioè quel particolare tipo di firma elettronica qualificata che è basata sul sistema della doppia chiave asimmetrica. In altri termini l’unica firma «pesante», che conferisce al documento l’efficacia di piena prova fino a querela di falso, è oggi la firma digitale, in quanto è l’unica esistente sul mercato con i requisiti tecnici sufficienti.

Fattura elettronica. La fatturazione in forma elettronica si realizza mediante l’apposizione del riferimento temporale, della firma digitale dell’emittente e la trasmissione per via elettronica, o mediante sistemi Edi (Electronic data interchange). L’emissione della fattura per via elettronica necessita dell’accordo preventivo del destinatario, poiché l’unica modalità di conservazione ammessa per questo tipo di fatture è quella elettronica. Viceversa le fatture spedite o ricevute in copia cartacea possono essere archiviate indifferentemente con l’una o l’altra modalità.

Documenti informatici rilevanti a fini tributari. Le scritture e i documenti informatici, per essere rilevanti a fini fiscali, devono essere elaborati in formato statico non modificabile e riportare il riferimento temporale e la firma digitale dell’emittente. Per il processo di vera e propria conservazione è necessario l’intervento del responsabile della conservazione, che provvederà a memorizzare i documenti su supporto idoneo apponendo la propria firma digitale e la marca temporale. In ogni caso questo procedimento deve essere effettuato con cadenza quindicinale per le fatture e almeno annuale per tutti gli altri documenti.

Documenti analogici. La conservazione digitale dei documenti cartacei si realizza mediante la memorizzazione dell’immagine su idonei supporti. Per la distruzione degli archivi cartacei, il decreto richiede l’ulteriore intervento del pubblico ufficiale, con apposizione di riferimento temporale e propria firma, senza distinguere tra documento originale unico o non unico. Il che significherebbe, in mancanza di una pronta correzione della svista, rendere di fatto non più conveniente l’archiviazione ottica sostitutiva, ad esempio delle fatture cartacee, a causa degli eccessivi oneri organizzativi e connessi costi notarili.

Responsabile della conservazione. Ha un ruolo strategico fondamentale per la progettazione e realizzazione organizzativa e tecnologica dell’intero procedimento. Dovrà inoltre controllare la corretta operatività del sistema e delle procedure, ivi incluse le misure di sicurezza, la convocazione del notaio quando necessaria e la verifica, almeno ogni 5 anni, della leggibilità nel tempo dei documenti. In altri termini le aziende dovranno porre particolare attenzione nel reperire le competenze adatte a svolgere questo ruolo, che non sarà presumibilmente attribuibile a un singolo soggetto, ma richiederà la costituzione di un team composito di figure professionali, interne o anche, in parte, esterne all’azienda.

 Avv. Allegra Stracuzzi