Devo confessare che è abbastanza difficile intervenire nuovamente su una questione sulla quale si è già ampiamente discusso e scritto nell'arco di quest'ultimo decennio e che continua purtroppo a rimanere "congelata", per motivi sconosciuti forse anche al legislatore stesso, nonostante rivesta un'importanza enorme per l'intero mondo imprenditoriale. Tanto più se si considera che la norma che oggi viene considerata come l'ostacolo più forte all'archiviazione sostitutiva su supporto ottico, per le scritture contabili ed i documenti a-ziendali (art. 7 bis, comma 9, l. 489/94), in quanto presuppone l'emanazione di un decreto del Ministero delle Finanze, fu salutata all'epoca come una svolta fondamentale per l'evoluzione di tale processo normativo. Si supponeva, a torto in quel caso, che l'attività normativa del legislatore avrebbe potuto essere più veloce nell'ambito privatistico che in quello pubblicistico e, non essendo ancora stata emanata neanche la legge "Bassanini" (l. 59/97), che ha esteso anche all'ambito civilistico le proprie norme riguardanti il documento informatico e la sua archiviazione, in ma-teria di documentazione amministrativa, si ritenne più probabile una veloce emanazione di tale decreto ministeriale. Ciò avrebbe consentito alle aziende di avviare il processo di ar-chiviazione dei propri documenti, anche se la norma, parlando solo di "conservazione", non sembrava consentire l'archiviazione sostitutiva (art. 7 bis, comma 4, l. 489/94). Non a caso la prima delibera AIPA in materia (n. 15/94) fu adottata a tempo di record, sul presupposto che in breve sarebbe stato emanato anche il suddetto decreto ministeriale. In ogni caso non fu così e, a distanza di dieci anni, si deve osservare che, a differenza della Pubblica Amministrazione che è stata oggetto di una produzione normativa senza prece-denti, fortunatamente estesa "per osmosi" anche ai privati, in ambito privatistico non ci sono state evoluzioni. Nonostante le aspettative generali e le numerose sollecitazioni prove-nienti da più parti, l'art. 7 bis, comma 9, della l. 489/94 è rimasto del tutto inattuato, per quanto concerne il decreto che avrebbe dovuto determinare le modalità per la conservazione dei documenti su supporti di immagine. Per comprendere meglio il contesto normativo di cui si sta parlando può forse essere utile rinviare ad alcuni commenti sull'argomento, pubblicati in quegli anni. Come ho già accennato sopra, all'epoca in cui si scrivevano quelle note non era ancora sta-ta emanata la legge 15.03.1997 (la c.d. Bassanini) che, all'ormai storico art. 15 comma 2, ha sciolto ogni dubbio circa l'applicabilità o meno, ai privati, delle norme in materia di in-formatizzazione dei documenti e relativa archiviazione, stabilendo che "gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati su supporto informatico, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici o telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, rinviando a specifici regolamenti da emanarsi …., la definizione dei criteri e le modalità di applicazione". Ad essa ha fatto seguito l'altrettanto storico D.P.R. 513/97, recepito ed abrogato nell'ambito del T.U. 445/2000, successivamente modificato dal D.Lgs. 10/2002, nonché dal D.P.R. 137/2003 in funzione del recepimento della disciplina in materia di firme elet-troniche europee (Dir. 99/93/CE). Da parte sua l'AIPA ha provveduto nel frattempo ha ri-scrivere le regole tecniche per la riproduzione su supporto ottico con Delibera n. 24 del 1998 e, successivamente, con la n. 42 del 2001. Ora è da ritenere che questo apparato normativo, di carattere indubbiamente pubblicistico, sia stato reso applicabile anche ai privati, proprio per velocizzare ed unificare il processo di informatizzazione in corso, evitando di creare binari separati tra ambito pubblico ed operatori privati, anche in considerazione del fatto che l'interoperabilità tra questi due mondi è condizione indispensabile per una reale riuscita del processo di informatizzazione medesimo. Purtroppo l'obiettivo non è stato centrato, dal momento che persistono ancora ostacoli normativi sufficienti a mantenere bloccata la situazione. L'art. 6 del T.U., suffragato dall'art. 61 delle regole tecniche vigenti (D.P.C.M. 08.02.99), sembrerebbe inequivocabile nel ritenere sufficiente il rispetto delle regole tecniche dettate dall'AIPA ( oggi con Delibera 42/01), per la realizzazione dell'archiviazione ottica sostitu-tiva dei documenti, di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione. Non a caso l'AIPA si è impegnata, nella suddetta Delibera, in un notevole sforzo di caratte-re sistematico per la formulazione delle tre definizioni di documento, con l'intento di risolvere in modo esaustivo le possibili problematiche nascenti in sede di archiviazione sostitutiva, in relazione alle diverse tipologie di documenti esistenti. Ciononostante, prima di poter azzardare qualsivoglia conclusione sul punto che ci interes-sa, occorre tener presente le seguenti considerazioni: a) sugli obblighi di conservazione delle scritture contabili: le norme di carattere privatistico, emanate a suo tempo in materia di conservazione di scritture contabili, sono rimaste pienamente in vigore, anche nella parte in cui subordinano all'emanazione di un decreto del Ministero delle Finanze, la determinazione "delle modalità per la loro conservazione su supporti di immagine" (art 7bis, comma 9, l. 489/94). Lo stesso dicasi per le altre norme vigenti cui il Ministero fa riferimento nelle sue risposte ai quesiti in materia (art. 3, comma 147, l. 549/95 e art. 3, comma 136, l. 662/96). Sotto questo profilo non resta che augurarsi che il legislatore approfitti della delega conte-nuta nella legge di semplificazione 2001 (l. 229/03 pubblicata in G.U. n. 196 del 25.08.03), per quanto riguarda il riassetto in materia di società dell'informazione, ai fini di: "d) realizzare il coordinamento formale del testo delle disposizioni vigenti, apportando, nei limiti di detto coordinamento, le modifiche necessarie per garantire la corenza logica e si-stematica della normativa anche al fine di adeguare o semplificare il linguaggio normativo (art. 10, comma 1)". b) sugli obblighi fiscali: l'art. 4 del D.P.R. 513/97, confermato dall'art. 10, comma 6, del T.U., impone di attendere il decreto del Ministero delle Finanze per l'individuazione delle modalità per assolvere gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro ri-produzione su diversi tipi di supporto. Sotto questo profilo devo far presente che non ritengo possibile effettuare un'operazione di traslazione delle definizioni contenute nella Delibera all'interno del T.U. o viceversa, ai fi-ni della individuazione dei documenti archiviabili in mancanza di tale decreto. Ciò in quanto le definizioni adottate all'interno di un qualsivoglia testo normativo hanno, in quanto tali, rilevanza e significato all'interno di quel medesimo testo, nell'ambito della logica a cui lo stesso è ispirato. Azzardando in ogni caso un paragone, sembrerebbe anzi che il "documento informatico" di cui alla definizione del T.U. (la rappresentazione in-formatica di atti, fatti o dati, giuridicamente rilevanti) possa essere assimilato al "documento digitale" come definito nella Delibera ( testi, immagini, dati strutturati, disegni pro-grammi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti at-traverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine), non viceversa al "documento informatico", come inteso nella stessa Delibera, cioè un "docu-mento digitale sottoscritto con firma digitale". Il documento informatico contemplato nel T.U. è infatti inteso in quanto tale, a prescindere da qualsivoglia firma digitale o elettronica ad esso eventualmente apposta e, pertanto, assimilabile al documento digitale, in quanto ottenuto ".. attraverso un processo di elaborazione elettronica". La conseguenza di quanto sopra accennato porterebbe ad affermare che, per quanto concer-ne gli obblighi fiscali, né il documento informatico, né quello digitale, definiti nella Delibera, potrebbero prescindere dall'emanazione del decreto del Ministero delle Finanze, pre-visto dall'art. 10 T.U.. Infine ulteriori considerazioni richiedono anche i cd. documenti "analogici" (sempre se-condo le definizioni della Delibera AIPA 42/01), cioè quei documenti "..formati utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta…". Si distinguono in documenti originali e copie. "Il documento analogico originale può essere unico o non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi" (art. 1, comma 1 punti b e c). A questo proposito questioni interpretative già potrebbero sorgere all'atto di applicazione di tale definizione normativa alla realtà organizzativa aziendale. Dubbi infatti si possono porre ad esempio con riguardo alla fattura, che è documento ormai universalmente elabora-to al computer, successivamente stampata ed inviata in copia al destinatario: in tal caso si dovrebbe parlare di documento analogico oppure digitale e quale dovrebbe essere il quadro normativo di riferimento in materia di archiviazione?

avv. Allegra Stracuzzi